Akhir dari proses pembelajaran pada satuan pendidikan atau sekolah ditandai dengan diterbitkannya dokumen yang menyatakan status kelulusan siswa atau peserta didik yang dinamakan Ijazah. Namun seringkali penerbitan ijazah pada satuan pendidikan membutuhkan waktu yang cukup lama karena penerbitan blangko ijazah memerlukan proses verifikasi sehingga tidak bisa mengeluarkan ijazah berbarengan dengan kelulusan siswa. Untuk menyiasati keadaan tersebut, sekolah membuat surat keterangan lulus (SKL) yang digunakan sebagai pengganti Ijazah sementara untuk berbagai keperluan dan kepentingan tertentu. Sehubungan dengan akhir proses pembelajaran, berikut ini Cara Mudah Membuat Surat Keterangan Lulus SKL Online menggunakan Google Sheets dan Google Docs.
SKL dari sekolah dari yang beredar selama ini memiliki format yang beraneka ragam, tergantung sekolah menterjemahkannya seperti apa. Namun kalau dilihat dari subtansinya maka seharusnya SKL isinya mengandung komponen data-data yang ada pada ijazah yang kelak akan diterbitkan. Berikut ini Format Ijazah yang seharusnya dijadikan acuan pembuatan SKL oleh sekolah :
Format ijazah bagian depan dan belakang adalah acuan pembuatan SKL yang disesuaikan dengan sekolah tempat siswa mengenyam pendidikan. Komponen SKl yang mengacu pada Ijazah, setidaknya mengandung :
- Nama Sekolah
- Nomor Pokok Sekolah Nasional (NPSN)
- Nama siswa
- Tempat dan tanggal lahir siswa
- Nama Orang tua/wali
- Nomor induk siswa (NIS)
- Nomor Induk Siswa Nasional (NISN)
- Status Kelulusan
- Tanggal Kelulusan
- Nilai siswa
- Nama Kepala Sekolah
Berikut ini adalah salah satu contoh bentuk SKL (SMA) yang mengacu pada format ijazah resmi yang dikeluarkan oleh kemdikbud.
Bagaimana Cara Mudah Membuat Surat Keterangan Lulus SKL Online Dengan Google Sheets dan Google Docs ? berikat langkah-langkahnya :
1. Penyiapan Data SKL Online di Google Sheets
Data yang dipersiapkan untuk pembuatan SKL terdiri dari dari identitas siswa dan nilai siswa. Komponen indentitas siswa umumnya adalah sama untuk jenjang SD sampai SMA. Komponen nilai siswa akan berbeda tergantung jenjang sekolah dan program peminatannya. Berikut ini adalah contoh Data yang perlu dipersiapkan yang diletakkan di Google Sheets atau Google Spreatsheets.
Data tersebut bisa diperoleh diperoleh dari pengolahan nilai-nilai lain sebelumnya menggunakan excel, bisa juga langsung mengerjakannya menggunakan Google Sheet. Jika menggunakan data dari microsoft excel, maka data tersebut harus diupload, dibuka dan disimpan lagi menggunakan Google sheet. Bisa juga dengan copy paste dari excel ke google sheet kosong secara langsung.
Sebagai contoh data sheet pada gambar di atas bisa didapatkan di sini. Data sheet tersebut bisa Anda Edit dengan cara klik file make a copy tempatkan pada satu folder khusus misalnya dinamai dengan SKL 2020.
2. Membuat Template Dokumen SKL Online di Google Docs
Dokumen SKL mengacu pada kerangka format yang dibuat di Google Docs. Pembuatan format kerangka SKL di Google Docs bisa dilakukan menggunakan Microsoft Word dulu secara Offline, bisa juga langsung dibuat menggunakan Google Docs secara online.
Template Form SKL di atas berbentuk file Google Docs bisa Anda lihat di sini. Format tersebut bisa Anda edit dan menjadi file Anda dengan cara tekan file selanjutnya pilh buat salinan (make a copy) dan pilih folder penyimpanan di google drive Anda.
Nah sekarang kita cermati hubungan antara data di Google Sheet dan Form SKL di Google Docs apa ya?
Form SKL di Google Docs akan digunakan sebagai template cetakan dari SKL yang kita buat dimana komponen sumber datanya akan diambil dari data SKL di Google Sheet. Komponen data SKL di Google Sheet akan masuk otomatis di Google Docs pada bagian frasa yang diawali << dan di akhiri dengan tanda >> .
Pada gambar di atas menunjukkan header tabel pada masing-masing kolom akan dijadikan acuan pengambilan komponen data pada form SKL di Google Docs. Penulisan frasa header tabel di google sheets harus sama dengan komponen data SKL di antara tanda << dan >> di Google Docs.
3. Install AddOns (Pengaya) Autorat di Google Sheets
Silahkan buka Google Sheet, klik pengaya (Addons), dapatkan pengaya (Get Addons), pilih Autocrat dan Install. Jika ini sudah dilakukan, lewati langkah ini.
4. Membuat Mail Merge di Autocrat
Buka Google Drive. Agar lebih mudah memanage file yang kita buat, tempatkan file Data SKL Google Sheet dan file Form SKL Google Form di dalam satu Folder dan Buat satu lagi folder kosong (misalnya dinamai : Berkas SKL) yang akan digunakan sebagai tempat berkas file SKL yang sudah jadi.
Penempatan komponen file-file dalam satu folder Google Drive seperti di atas, akan sangat memudahkan Anda dalam bekerja sehingga mudah dalam pengeditan, pencarian dan pengarsipan dokumen pada saat dibutuhkan.
a. Buka Pengaya Autocrat di File Data SKL Google Sheet
b. Buat Projet Baru di autocrat
Klik New Job
Namai Job/profil baru
c. Pilih Template Dokumen SKL
d. Memetakan Sumber Data (G-Sheets) pada Template (G-Docs)
Pastikan Merge Tab (langkah 8) diarahkan ke Sheet yang berisi komponen data di G-Sheet. Komponen data di Google Docs harus sesuai dengan header kolom di Google Sheets. Jika tidak sesuai maka ada tanda pin merah dan untuk memperbaikinya perlu memperbaikinya dengan memilih sesuai nama header kolom di tabel data G-Sheets.
e. Mengatur Nama File Dokumen Hasil Mail Merge
Penamaan file sangat penting untuk membedakan data SKL antara siswa satu dan yang lain, begitu juga anatar kelas satu dengan yang lain. Penamaan File bisa kita seting otomatis dengan menggunakan tag << >> sesuai dengan header kolom di Google Sheets. Jika kita menggunakan format nama file sperti di langkah 10 di atas maka nama filenya terdiri dari [nama kelas] – [namasiswa] [SKL 2020] sehingga akan mudah untuk sortir data jika data siswanya sangat banyak. Type file bisa dipilih mapakah dalam bentuk Google Doc atau berbentuk PDF. Pada panduan ini, kita memilih type PDF karena lebih mudah ditampilkan atau dibuka diberbagai perangkat. Keluaran file PDF pun bisa dipilih apakah menggunakan multiple output ( satu dokumen, satu file) atau single output ( satu file untuk seluruh dokumen)
f. Memilih Letak Folder tempat File Dokumen SKL
g. Set Merge Condition (Optional)
Untuk tahap ini kita lewati, karena tidak diperlukan dalam pembuatan SKL pada tutorial ini.
h. Membagikan (Share) Dokumen dan mengirimkan via email
Tahap ini kita bisa mengatur Dokumen SKL apakah untuk dibagikan (share) secara langsung via email ke siswa/ortu/yang lain atau tidak. Kalau Ya, maka kita harus mempersiapkan data email di google sheets. Karena pada panduan ini kita hanya berfokus untuk membuat saja, maka langkah untuk membagikan kita lewati saja.
i. Simpan Project Triggers
Pilih Yes untuk bisa menjalankan project Mail merge pembuatan SKL ini dan jangan lupa tekan Save. Sehingga kl sudah disimpan, maka akan tampil seperti ini :
j. Menjalankan (Run) Autocrat untuk Membuat Dokumen SKL
Silahkan tekan tanda Run seperti gambar di atas untuk mendapatkan dokumen SKL tiap siswa. Proses jalannya dokumen mail merge bisa diamati dari terbentuknya kolom baru secara otomatis oleh Autocrat yang berisi data link google drive dokumen SKL dalam bentuk pdf.
Begitu pula folder tempat berkas SKL yang kita buat yang sebelumnya kosong kini berisi file SKL sejumlah siswa yang ada pada Data SKL di Google Sheet.
Nah jika salah satunya kita klik, maka hasilnya seperti ini :
atau bisa di lihat di sini.
Baca juga : Download Aplikasi Penilaian Kinerja Guru (PKG) Terbaru
Demikianlah Cara Mudah Membuat Surat Keterangan Lulus SKL Online Dengan Google Sheets dan Google Docs . Anda bisa memodifikasi bentuk SKl sesuai jenjang dan sekolah sendiri, tentunya dengan tetapmemperhatikan juknis penulisan ijazah pada saat SKl dibuat sebagai acuan. Semoga bermanfaat.
